Verpackungsprozess im Onlineshop standardisieren: Arbeitsschritte und Material

Was ein standardisierter Verpackungsprozess bringt

Ein geplanter Verpackungsablauf senkt den Materialeinsatz, reduziert den Zeitaufwand und steigert die Effizienz – so beschreibt GIGANT den Nutzen einer Prozessoptimierung. Derselbe Anbieter nennt als Folge, dass Mitarbeitende schneller und wirksamer arbeiten und mögliche Gefahrenquellen minimiert werden. Knüppel Verpackung argumentiert von der Kostenseite: Zeitverlust am Packplatz, unnötige Arbeitsschritte und unergonomische Arbeitsplätze bremsen Verpackungsprozesse aus und kosten Unternehmen Geld.

Höhenverstellbare Packtische und ergonomisch gestaltete Arbeitsplätze steigern laut GIGANT die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden und verringern langfristig krankheitsbedingte Ausfälle. Transportschäden lassen sich nach Angaben von GIGANT aktiv vermeiden, indem das Versandgut eindeutig markiert und auf Ladungssicherheit geachtet wird. Ein beschädigtes Paket verursacht nicht nur Ersatzlieferung und Retour, sondern auch einen höheren CO2-Ausstoß als nötig – darauf weist druck.at in seinem Blogbeitrag vom 10. Mai 2022 hin.

Die Menge macht den Unterschied: Nach Angaben von druck.at werden in Österreich durchschnittlich 800.000 bis eine Million Pakete pro Tag versendet und zugestellt. Bei dieser Größenordnung wirkt sich jeder eingesparte Handgriff, jeder Quadratzentimeter Füllmaterial und jede vermiedene Reklamation unmittelbar auf die Gesamtkosten aus.

Ist-Zustand und Arbeitsschritte am Packplatz erfassen

Der erste Schritt ist nach Angaben von GIGANT die Analyse der bisherigen Verpackungsvorgänge. Der Anbieter nennt drei Einstiegsfragen: Welche Mitarbeitenden sind mit dem Verpacken der Produkte betraut, wie groß ist der Verpackungsaufwand und wie lässt sich das passende Umfeld für sie schaffen? Knüppel Verpackung beschreibt die Analyse als gemeinsame Betrachtung von Arbeitsabläufen, Materialeinsatz und organisatorischen Rahmenbedingungen, bevor Maßnahmen entwickelt werden.

Auf die Analyse folgt bei Knüppel Verpackung die Bewertung der Prozesse nach drei Kriterien: Effizienz, Ergonomie und Automatisierungspotenzial. Daraus wird die Lösung für Verpackungsmaterial, Packplatzgestaltung und Verpackungsmaschinen abgeleitet. GIGANT empfiehlt zusätzlich eine Gesamtkostenbetrachtung, die von den Kosten für Verpackungsmaterialien bis zur Evaluierung der Transportschadensrate reicht.

Für die Erhebung im Betrieb genügen wenige, wiederholbare Messungen: die Schrittfolge eines typischen Auftrags vom Kommissionierwagen bis zur Abgabe an den Versanddienstleister mitzählen, die Zeit pro Paket bei mehreren Mitarbeitenden und Auftragsarten stoppen, die tatsächlich verwendeten Kartonformate und Füllmaterialien auflisten und die Lagerentnahmen pro Packvorgang festhalten. Aus der Liste der Kartonformate und der Zahl der Füllmaterialarten ergeben sich die offensichtlichsten Reduktionspotenziale; Wege, Bückbewegungen und Suchzeiten liefern die Ansatzpunkte für die Ergonomie.

Zahlen zum Verpackungsprozess in Österreich

Standardablauf vom Produkt bis zum versandfertigen Paket festlegen

Bei Textilien beginnt der Standardablauf vor dem Karton. Nach dem Leitfaden von TransPak für den Textilversand sollten Textilien vor dem Verpacken gereinigt und gepflegt sein, weil saubere Kleidung das Risiko von Reklamationen und Retouren reduziert. Textilien werden sorgfältig gefaltet oder gerollt, um Knitterfalten zu vermeiden und den verfügbaren Verpackungsraum optimal zu nutzen. Schlecht gefaltete Ware hinterlässt beim Kunden einen schlechten Eindruck und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Rücksendung.

Die Verpackungsart richtet sich nach Volumen, Gewicht und Empfindlichkeit: TransPak empfiehlt flache Versandtaschen für leichte und flache Textilien wie T-Shirts und Socken, stabilere Verpackungen wie Kartons oder Stülpdeckelkartons für voluminöse oder empfindliche Stücke und zusätzliche Innenverpackungen wie Seidenpapier oder Polsterfolie für empfindliche Materialien wie Seide oder Kaschmir. Grundregel für alle Warengruppen: Je passender die Verpackung, desto mehr Schutz ist gegeben und desto weniger Füllmaterial wird benötigt – so formuliert es druck.at; GIGANT nennt die Berechnung der idealen Karton-Passform und eine eingeschränkte Kartonvielfalt als kostensenkende Maßnahmen.

Der eigentliche Packvorgang lässt sich in eine feste Schrittfolge bringen: Ware vorbereiten und falten, passende Verpackung wählen, Hohlräume füllen, Produkt beziehungsweise mehrere Artikel fixieren, Karton verschließen, Label und Versanddokumente anbringen, Endkontrolle. Die Begründung für die mittleren Schritte liefert Rajapack mit den drei Funktionen von Füllmaterial: Hohlraumfüllung verhindert, dass die Ware im Karton verrutscht oder auf die Seitenwände prallt; Polsterung und Stoßdämpfung absorbieren die Energie von Stößen und Erschütterungen; bei mehreren Artikeln verhindert das Füllmaterial, dass diese aneinanderstoßen und sich gegenseitig beschädigen.

Die Endkontrolle schließt den Ablauf ab: Sichtprüfung auf Vollständigkeit der Positionen, Kontrolle von Etikett und Dokumenten, Prüfung, ob die Ware sich im geschlossenen Karton nicht mehr bewegt. Diese Prüfschritte sind der Punkt, an dem ein Fehler noch korrigierbar ist – nach der Übergabe an den Versanddienstleister ist das nicht mehr der Fall.

Materialstandard festlegen: Kartons, Füllmaterial und Innenverpackung

Der erste Hebel ist die Vielfalt. GIGANT nennt eine eingeschränkte Kartonvielfalt und die Berechnung der idealen Karton-Passform ausdrücklich als Maßnahmen, die Kosten teilweise enorm reduzieren, und Knüppel Verpackung weist darauf hin, dass Lagerung und Entnahme von einteiligen Verpackungen weniger aufwändig sind als bei vielen unterschiedlichen Varianten. Ein Materialstandard legt daher fest, mit wie vielen Karton- und Versandtaschenformaten ein Sortiment abgedeckt wird und welches Format für welche Produktgruppe gilt.

Für Füllmaterial gibt der Standard vor, welche der drei Funktionen – Hohlraumfüllung, Polsterung und Stoßdämpfung, Fixierung mehrerer Artikel – welches Material übernimmt; diese drei Funktionen beschreibt Rajapack als zentral für einen sicheren Transport. Papierbasierte Füllmaterialien und Luftpolster decken Polster- und Füllfunktionen ab, Graspapier und Graskartons ersetzen laut druck.at herkömmlichen Versandkarton durch einen schnell nachwachsenden Rohstoff, und Bio-Luftpolsterfolie kann nach dem Versand in der Biotonne entsorgt werden. druck.at empfiehlt außerdem, Produkte nicht in übergroßen Transportverpackungen zu versenden und leicht recycelbare Materialien zu verwenden sowie – als Alternative zum Einwegkarton – wiederverwendbare Versandsysteme mit Boxen aus recycelten Kunststoffen zu prüfen.

Bei Textilien übernehmen Polybeutel und Druckverschlussbeutel nach dem Leitfaden von TransPak den Schutz vor Staub und Feuchtigkeit; Druckverschlussbeutel sind zudem wiederverwendbar und damit für Versand und Rückversand geeignet. Für empfindliche Stoffe kommen Seidenpapier oder Polsterfolie als Innenverpackung dazu. Damit ist die Innenverpackung im Standard doppelt zu regeln: einmal als Fixierung im Karton, einmal als direkter Produktschutz.

Beim Materialstandard sind auch die rechtlichen Pflichten zu berücksichtigen. Nach der Darstellung der IT-Recht Kanzlei gibt es in Österreich – anders als in Deutschland – keine Registrierungspflicht; Verpackungsmaterial muss jedoch entgeltlich lizenziert werden. Für ausländische Online-Händler, die Verpackungen in Österreich in Verkehr bringen, gilt seit 1. Jänner 2023 die Pflicht, einen Bevollmächtigten zu bestellen. Die Wirtschaftskammer Österreich weist darauf hin, dass ab 12. August 2026 die Pflichten aus der EU-Verpackungsverordnung (PPWR) gelten, die unter anderem Rollen, Verpackungsarten, Konformitätserklärung und Kennzeichnung regeln.

Packplatz ergonomisch und materialbereit einrichten

Ergonomie ist ein direkter Leistungsfaktor. GIGANT nennt höhenverstellbare Packtische und ergonomisch gestaltete Arbeitsplätze als Maßnahme, die die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter steigert und auf lange Sicht krankheitsbedingte Ausfälle verringert – bei Tätigkeiten wie Kommissionieren und Verpacken sind das wiederkehrende Bewegungen über die gesamte Schicht.

Der zweite Faktor ist die Griffbereitschaft. Knüppel Verpackung nennt als Beispiel Polstermaterial, dessen Volumen direkt am Packplatz hergestellt wird, etwa Luftkissen: Es muss nicht erst aus dem Lager geholt werden. Dasselbe gilt für Kartons und Verschlussmaterial: Je weniger Varianten gelagert und entnommen werden müssen, desto kürzer sind die Wege und desto geringer der Suchaufwand. Eine Verpackung, die vorausschauend gestaltet wurde, ist nach Angaben von Knüppel Verpackung mit wenigen einfachen Handgriffen einsatzbereit – der Standard sollte deshalb auch festhalten, in welcher Reihenfolge Material am Platz angeordnet ist, damit die Reihenfolge der Griffe der Reihenfolge der Arbeitsschritte entspricht.

Automatisierung ist dort sinnvoll, wo ein gleichbleibender Arbeitsschritt viel Zeit bindet. Knüppel Verpackung hält fest, dass sich durch Automatisierung viele Schritte im Packprozess beschleunigen lassen und dass Verpackungsmaschinen Zeit gegenüber manuellen Abläufen sparen; Stretchwickler etwa liefern auch zum Schichtende noch gleich gute Ergebnisse und sind dabei schnell. Als Poka-Yoke-Prinzip beschreibt dasselbe Unternehmen Verpackungen, die so gestaltet sind, dass eine falsche Verwendung entweder nicht möglich ist oder sofort auffällt. Für den Standard heißt das: Falschgriffe nicht über Anweisungen, sondern über Material- und Platzgestaltung ausschließen.

Qualität, Nachhaltigkeit und Verbesserung verankern

Die Kennzahlen, an denen sich der Verpackungsstandard messen lässt, sind Transportschäden und Reklamationen. GIGANT zählt die Evaluierung der Transportschadensrate ausdrücklich zur Gesamtkostenbetrachtung, und Knüppel Verpackung nennt die Senkung der Reklamationsquote als Ziel kluger Prozesse, die dadurch nicht an Effizienz verlieren. Weiters: Transportschäden lassen sich laut GIGANT aktiv vermeiden, indem das Versandgut eindeutig markiert und auf Ladungssicherheit geachtet wird. Diese beiden Punkte gehören deshalb als Prüfschritte in den Standard und nicht in den Ermessensbereich des einzelnen Packers.

Nachhaltigkeit ist im Verpackungsstandard kein Zusatzziel, sondern eine Materialentscheidung: mit möglichst wenig Material auskommen, nicht in übergroße Verpackungen packen, leicht recycelbare Materialien verwenden und den CO2-Ausstoß senken, der durch beschädigte Ware samt Ersatzlieferung und Retour entsteht – so fasst druck.at die Grundsätze für umweltfreundliche Transportverpackungen zusammen. Jede vermiedene Ersatzlieferung reduziert Material-, Transport- und Verwaltungsaufwand gleichzeitig.

Der Standard selbst braucht einen Überprüfungsrhythmus. Knüppel Verpackung beschreibt die Vorgangsweise als Abfolge von Analyse des Ist-Zustands, Bewertung der Prozesse und Entwicklung einer Lösung; dieselbe Abfolge eignet sich als jährlicher oder anlassbezogener Durchlauf, etwa wenn sich das Sortiment, die Kartonformate des Lieferanten oder die Versandanforderungen ändern. Der Anlass für eine Überprüfung ist spätestens mit den PPWR-Pflichten ab 12. August 2026 gegeben, auf die die Wirtschaftskammer Österreich hinweist. Der jeweils aktuelle Verpackungsstandard sollte als Arbeitsanweisung am Packplatz aufliegen und die verbindliche Zuordnung von Produktgruppe, Verpackung, Innenverpackung, Füllmaterial und Etikett enthalten.